🌱
AgroShop Manager by UTHARAM
Docs

🌱 Complete User Guide & Manual

Comprehensive step-by-step user documentation in English and മലയാളം (Malayalam) for Agro Shop Manager.

🌾 Rubber & Spices 🧾 GST RCM Ready 🔒 100% Offline-First 📱 WhatsApp Daily Backup

🌱 Introduction to AgroShop Manager / ആമുഖം

Overview
🇬🇧 English

What is AgroShop Manager?
AgroShop Manager is an all-in-one billing, cash management, inventory, and GST compliance web app specifically engineered for single-operator agricultural and commodity shops across Kerala. From buying raw commodities (rubber sheets, field latex, spices) directly from farmers to selling retail farm inputs and leasing machinery, the app streamlines your daily counter operations into a single cohesive system.

Why AgroShop Manager?

  • One-Step Billing to GST Reports: Every transaction—whether an RCM farmer purchase voucher, a retail counter receipt, or an equipment rental—instantly updates your stock, drawer balance, and tax ledgers (GSTR-1 Outward Sales, GSTR-3B Farmer RCM, and GSTR-2B Input Tax Credit) without duplicate data entry.
  • Designed for the Kerala Counter Flow: Pre-loaded with regional agricultural commodities (RSS 4, RSS 5, Field Latex, Pepper, Areca Nut, Formic Acid), integrated with live cash change return calculators, and equipped with instant farmer advance loan adjustments.
  • 100% Privacy-First & Local Storage: Your customer data, purchase history, and margins stay exclusively on your personal device’s browser storage (IndexedDB). Nothing is stored or tracked on public cloud database servers.
  • One-Click Manual Multi-Device Sync: Seamlessly export encrypted JSON/text backups to WhatsApp or Google Drive in a single click, and restore the file on any phone, tablet, or desktop to sync data across your devices without recurring cloud server fees.
🇮🇳 മലയാളം

എന്താണ് അഗ്രോ ഷോപ്പ് മാനേജർ (AgroShop Manager)?
കേരളത്തിലെ റബ്ബർ വ്യാപാര സ്ഥാപനങ്ങൾ, സ്പൈസസ് ഡീലർമാർ, വളം-കീടനാശിനി കടകൾ എന്നിവർക്കായി പ്രത്യേകം രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ഒരു സമ്പൂർണ്ണ ബില്ലിംഗ്, കാഷ് മാനേജ്മെന്റ്, സ്റ്റോക്ക് & ജി.എസ്.ടി സൊല്യൂഷനാണ് അഗ്രോ ഷോപ്പ് മാനേജർ. കർഷകരിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നത് മുതൽ കൗണ്ടർ വിൽപ്പനയും മെഷീൻ വാടകയ്ക്ക് നൽകലും വരെ കടയിലെ എല്ലാ ഇടപാടുകളും എളുപ്പത്തിൽ ഇതിലൂടെ കൈകാര്യം ചെയ്യാം.

എന്തുകൊണ്ട് അഗ്രോ ഷോപ്പ് മാനേജർ?

  • ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ ബില്ലിങ്ങും ജി.എസ്.ടി റിപ്പോർട്ടുകളും (One-Step Billing to GST): കർഷകരിൽ നിന്നുള്ള ആർ.സി.എം (RCM) പർച്ചേസ് വൗച്ചറുകൾ, കടയിലെ കൗണ്ടർ സെയിൽസ്, ഉപകരണങ്ങളുടെ വാടക എന്നിവ ബിൽ ചെയ്യുന്നതിനൊപ്പം തന്നെ ജി.എസ്.ടി ഫയലിംഗിനാവശ്യമായ GSTR-1, GSTR-3B, ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് (ITC) റിപ്പോർട്ടുകളും തനിയെ തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്നു.
  • ലളിതമായ യൂസർ ഇന്റർഫേസ്: കേരളത്തിലെ കാർഷിക വിപണിക്ക് അനുയോജ്യമായ ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ (RSS 4, RSS 5, ഫീൽഡ് ലാറ്റക്സ്, കുരുമുളക്, അടക്ക, ഫോർമിക് ആസിഡ്) ഇതിൽ നേരത്തെ തന്നെ ക്രമീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. കൗണ്ടറിലെ തിരക്കിലും എളുപ്പത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ചില്ലറ കണക്കുകൂട്ടൽ (Change Calculator), അഡ്വാൻസ് തുക തനിയെ കുറയ്ക്കാനുള്ള സൗകര്യം എന്നിവയും ലഭ്യമാണ്.
  • 100% സ്വകാര്യതയും വിവര സുരക്ഷയും (Privacy-First): നിങ്ങളുടെ കടയിലെ കച്ചവട കണക്കുകളോ ഉപഭോക്താക്കളുടെ വിവരങ്ങളോ പുറത്തുള്ള ക്ലൗഡ് സെർവറുകളിലേക്ക് അയക്കുന്നില്ല. വിവരങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും നിങ്ങളുടെ ഫോണിലോ കമ്പ്യൂട്ടറിലോ മാത്രം സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കപ്പെടുന്നു.
  • ലളിതമായ ബാക്കപ്പും ഡിവൈസ് മാറ്റവും (One-Click Sync): ദിവസേനയുള്ള കണക്കുകൾ ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ വാട്ട്സ്ആപ്പിലേക്കോ ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവിലേക്കോ ബാക്കപ്പ് ചെയ്യാം. ഫോൺ മാറ്റുകയോ മറ്റ് കമ്പ്യൂട്ടറുകളിൽ ഉപയോഗിക്കുകയോ ചെയ്യുമ്പോൾ ഈ ഫയൽ ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്ത് എളുപ്പത്തിൽ ഉപയോഗിക്കാൻ സാധിക്കും.

⚙️ 1. Getting Started & Setup / തുടക്കം & ആദ്യ സജ്ജീകരണം

Admin & Settings
🇬🇧 English

When you log in for the first time with your approved email and password, the system checks your license key (UTM-XXXX) and presents the Welcome Setup Modal.

Configuring Shop Details:

  • Go to Admin ▾ → Settings.
  • Enter your Shop Name (e.g. St. George Agro Agencies), Phone Number, Address, and GSTIN.
  • Choose default print format: Standard A4 or 80mm Thermal Receipt (POS).
  • Click Save Settings. Your shop name updates instantly across all top bars and tax invoices.

Master Product Catalog:

  • Open Admin ▾ → Products to view built-in Kerala commodity templates (RSS 4, RSS 5, Field Latex, Scrap Rubber, Black Pepper, Cardamom, Nutmeg, Areca Nut, Formic Acid).
  • Use ➕ Add Custom Product to define custom items, local names, HSN codes, and GST rates.
🇮🇳 മലയാളം

അംഗീകൃത യൂസർ ഐഡിയും പാസ്‌വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുമ്പോൾ സിസ്റ്റം ലൈസൻസ് കീ (UTM-XXXX) പരിശോധിച്ച് ആദ്യ സജ്ജീകരണ പേജ് തുറക്കുന്നു.

കടയുടെ വിവരങ്ങൾ നൽകാൻ:

  • മെനുവിൽ നിന്ന് Admin ▾ → Settings തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
  • നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേര്, ഫോൺ നമ്പർ, മേൽവിലാസം, GSTIN എന്നിവ നൽകുക.
  • ബില്ലിങ് പ്രിന്റ് ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക: Standard A4 അല്ലെങ്കിൽ 80mm Thermal POS.
  • Save Settings ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. നൽകിയ വിവരങ്ങൾ ഉടൻ തന്നെ മുകളിലെ തലക്കെട്ടിലും ബില്ലുകളിലും ദൃശ്യമാകും.

മാസ്റ്റർ ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ പരിശോധിക്കാൻ:

  • Admin ▾ → Products വഴി റബ്ബർ (RSS 4, RSS 5, ലാറ്റക്സ്), കുരുമുളക്, അടക്ക, ഫോർമിക് ആസിഡ് തുടങ്ങിയവ കാണാം.
  • പുതിയ കാർഷിക ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ ചേർക്കാൻ ➕ Add Custom Product ഉപയോഗിക്കുക.

🌾 2. Buying Produce from Farmers (RCM) / കർഷകരിൽ നിന്ന് വാങ്ങൽ

Transactions ➔ Buy
Dashboard ➔ 🛒 Purchase ➔ Farmer Phone ➔ Select Crop ➔ Qty (kg) & Rate ➔ Adjust Advance ➔ 💾 Save & Print
🇬🇧 English

Agro shops buying unprocessed agricultural commodities (Rubber sheets, Field Latex, Pepper) operate under GST Reverse Charge Mechanism (RCM) where the buyer self-invoices.

  1. Click Purchase on the top navigation or Dashboard hero button.
  2. Enter Farmer's 10-digit Phone Number. Existing farmer details auto-fill automatically.
  3. Select crop (e.g. Ribbed Smoked Sheets (RSS 4)). System auto-assigns HSN 40012100, 5% GST, and RCM badge.
  4. Enter Quantity (kg) and Rate per Unit (₹). Taxable value is auto-split.
  5. Advance Loans Deduction: If the farmer has an active loan, an orange box displays available advance. Check Adjust from advance to deduct from today's payout.
  6. Select payment mode (Cash, UPI, Bank) and save.
🇮🇳 മലയാളം

റബ്ബർ ഷീറ്റ്, ലാറ്റക്സ്, കുരുമുളക് എന്നിവ കർഷകരിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് വാങ്ങുമ്പോൾ RCM (റിവേഴ്സ് ചാർജ്ജ് മെക്കാനിസം) പ്രകാരം സ്വയം ഇൻവോയ്സ് തയ്യാറാക്കേണ്ടതുണ്ട്.

  1. ഡാഷ്‌ബോർഡിലെ 🛒 Purchase ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
  2. കർഷകന്റെ 10 അക്ക ഫോൺ നമ്പർ നൽകുക (പഴയ കർഷകനാണെങ്കിൽ പേരും വിലാസവും തനിയെ വരും).
  3. ഉൽപ്പന്നം തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ഉദാ: RSS 4). സിസ്റ്റം തനിയെ HSN കോഡും 5% GST (RCM) നിരക്കും നൽകും.
  4. തൂക്കവും (Quantity kg) കിലോ നിരക്കും (Rate) നൽകുക.
  5. മുൻകൂർ തുക (Advance) കുറയ്ക്കാൻ: കർഷകന് നേരത്തെ കൊടുത്ത അഡ്വാൻസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ ഓറഞ്ച് ബോക്സിൽ കാണിക്കും. Adjust from advance ടിക്ക് ചെയ്ത് തുക നൽകിയാൽ ഇന്നത്തെ പണത്തിൽ നിന്ന് അത് കുറച്ച് ബാക്കി മാത്രം നൽകാം.
  6. പണം നൽകിയ രീതി (Cash / UPI / Bank) തിരഞ്ഞെടുത്ത് സേവ് ചെയ്യുക.

🛒 3. Counter Sales & Change Calculator / കൗണ്ടർ വിൽപ്പന

Transactions ➔ Sell
🇬🇧 English

Used for retail selling of farm inputs, tapping knives, acid, spouts, and cups to walk-in customers.

  • Open Transactions ▾ → Sell.
  • Enter customer phone and name.
  • Select product from the dropdown — available stock is displayed live.
  • Enter quantity and selling price.
  • Cash Change Calculator: When selecting Cash mode, enter the amount given by customer (e.g. ₹500 for a ₹320 bill) to see the exact return balance highlighted in green (₹180.00).
  • Click 💾 Save Sale. Stock automatically deducts from inventory.
🇮🇳 മലയാളം

ഫോർമിക് ആസിഡ്, ചിരട്ട, സ്പൗട്ട്, കത്തികൾ തുടങ്ങിയവ കൗണ്ടറിൽ വിൽക്കുമ്പോൾ ഉപയോഗിക്കുക.

  • Transactions ▾ → Sell തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
  • ഉപഭോക്താവിന്റെ ഫോൺ നമ്പറും പേരും നൽകുക.
  • ഡ്രോപ്പ് ഡൗണിൽ നിന്ന് സാധനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ലഭ്യമായ സ്റ്റോക്ക് അവിടെത്തന്നെ കാണാം).
  • അളവും വിലയും നൽകുക.
  • ചില്ലറ കണക്കുകൂട്ടാൻ (Change Calculator): പേയ്‌മെന്റ് Cash ആക്കുമ്പോൾ ഉപഭോക്താവ് നൽകിയ തുക നൽകിയാൽ തിരികെ കൊടുക്കേണ്ട ബാക്കി തുക (Balance) പച്ച നിറത്തിൽ കാണാം.
  • 💾 Save Sale നൽകുക. സ്റ്റോക്ക് തനിയെ കുറയുന്നതാണ്.

🔧 4. Equipment Lease & Rental Tracker / വാടക ഉപകരണങ്ങൾ

Transactions ➔ Lease
Step Menu Route Description / വിവരണം
1. Rent Out Transactions ➔ Lease Select customer, equipment, rental basis (Hour/Day/Week/Month), rate, duration, and optional Security Deposit.
2. Monitor Active Leases List Live color-coded tracking of ongoing rentals with due date countdowns.
3. Return Return Button Auto-calculates extra late fees (if returned overdue) and refunds remaining deposit balance.
🇬🇧 English

Rent out power sprayers, brush cutters, or rubber processing rollers on an Hourly, Daily, Weekly, or Monthly basis with automated security deposit reconciliation.

🇮🇳 മലയാളം

സ്പ്രേയറുകൾ, ബ്രഷ് കട്ടറുകൾ തുടങ്ങിയ ഉപകരണങ്ങൾ ദിവസേനയോ മണിക്കൂർ അടിസ്ഥാനത്തിലോ വാടകയ്ക്ക് നൽകാം. ഉപകരണം വൈകിയാണ് കൊണ്ടുവന്നതെങ്കിൽ അധിക ദിവസങ്ങളിലെ വാടക ഡെപ്പോസിറ്റിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കാനും ബാക്കി നൽകാനും സാധിക്കും.

📦 5. Inventory Management: "Add Item" vs. "Restock" / സ്റ്റോക്ക് മാനേജ്മെന്റ്

Stock ➔ Add Item / Restock / Resell
🇬🇧 English

Understanding when to use Add Item versus Restock is essential for maintaining accurate shelf stock and claiming correct GST Input Tax Credit (ITC).

Feature / Scenario ➕ Add Item (Stock ▾ → Add Item) 🏭 Restock (Stock ▾ → Restock)
Primary Purpose Creating a new catalog item or recording opening / existing shelf inventory. Purchasing fresh inventory from registered distributors/manufacturers.
GST Input Credit (ITC) No ITC claimed (Out of scope, unorganized source, or opening balance). ITC is claimed and logged directly into GSTR-2B compliance reports.
Supplier GSTIN Not required. Mandatory (15-digit GSTIN & Supplier Bill No.).
When to Use • First-time shop setup
• Entering existing shop stock on day one
• Items bought without formal tax invoices
• Registering new rental machines 		• Buying Formic Acid or chemicals from authorized distributors
• Receiving supplier shipments with a tax invoice
• Whenever you need to claim input tax back

Understanding Pricing Fields (Cost Price vs. Selling Price):

  • Cost Price (Purchase / Landed Cost) [₹]: The actual rate you pay per unit to acquire the product (inclusive of GST). Used internally to calculate your inventory asset valuation, profit margins, and purchase ledgers.
  • Selling Price (Retail / Counter Price) [₹]: The final price you charge walk-in customers at the counter (inclusive of GST). Auto-fills into the bill when selecting the product in the Sale tab.
  • Lease Rate (For Equipment Only) [₹]: Replaces cost/selling price for machinery. Specifies the rental tariff based on your chosen duration basis (Per Hour, Per Day, Per Week, or Per Month).

Resell to Wholesaler (Stock ▾ → Resell):
Record bulk sales to commercial traders. Select buyer state (Place of Supply) to automatically split between local CGST + SGST (Kerala - 32) and interstate IGST.

🇮🇳 മലയാളം

കടയിലെ സ്റ്റോക്കും ജി.എസ്.ടി ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റും (ITC) കൃത്യമായി നിലനിർത്താൻ "Add Item", "Restock" എന്നിവ എപ്പോൾ ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കുക.

വിവരങ്ങൾ ➕ Add Item (പുതിയ ഇനം ചേർക്കൽ) 🏭 Restock (സ്റ്റോക്ക് എടുക്കൽ)
പ്രധാന ഉപയോഗം കടയിൽ നിലവിലുള്ള സ്റ്റോക്ക് രേഖപ്പെടുത്താനും പുതിയ കാറ്റലോഗ് ഉണ്ടാക്കാനും. കമ്പനികളിൽ നിന്നോ അംഗീകൃത ഡീലർമാരിൽ നിന്നോ പുതിയ സ്റ്റോക്ക് വാങ്ങുമ്പോൾ.
ജി.എസ്.ടി ഇൻപുട്ട് ക്രെഡിറ്റ് (ITC) ബാധകമല്ല (തുടക്കത്തിലെ സ്റ്റോക്ക് അല്ലെങ്കിൽ ITC ആവശ്യമില്ലാത്തവ). ITC ലഭിക്കുന്നു (ജി.എസ്.ടി റിപ്പോർട്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ആയി വരും).
സപ്ലയർ GSTIN ആവശ്യമില്ല. നിർബന്ധമാണ് (15 അക്ക GSTIN & ബിൽ നമ്പർ നൽകണം).
ഉപയോഗിക്കേണ്ട സന്ദർഭങ്ങൾ • ആപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങുമ്പോൾ കടയിലുള്ള സ്റ്റോക്ക് രേഖപ്പെടുത്താൻ
• ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് ഇല്ലാതെ വാങ്ങിയ ചില്ലറ സാധനങ്ങൾക്ക്
• വാടകയ്ക്ക് കൊടുക്കുന്ന പുതിയ മെഷീനുകൾ ചേർക്കാൻ 		• കമ്പനികളിൽ നിന്ന് ഫോർമിക് ആസിഡ്, ടാപ്പിംഗ് കത്തികൾ തുടങ്ങിയവ വാങ്ങുമ്പോൾ
• ജി.എസ്.ടി ബില്ലോടെ സപ്ലയറിൽ നിന്ന് ലോഡ് വരുമ്പോൾ

വിലകൾ നൽകുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ (Cost Price & Selling Price):

  • Cost Price (വാങ്ങിയ വില / അടക്കവില) [₹]: നികുതി ഉൾപ്പെടെ ഒരു യൂണിറ്റ് സാധനത്തിന് നിങ്ങൾക്ക് ആകെ ചിലവായ തുക. കടയിലെ ആകെ സ്റ്റോക്കിന്റെ മൂല്യവും ലാഭവും കണക്കാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
  • Selling Price (വിൽക്കുന്ന വില / കൗണ്ടർ വില) [₹]: കൗണ്ടറിൽ ഉപഭോക്താവിൽ നിന്ന് വാങ്ങുന്ന നികുതി ഉൾപ്പെടെയുള്ള ചില്ലറ വില (MRP). Sale ടാബിൽ സാധനം തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ ഈ വില തനിയെ ബില്ലിൽ വരുന്നതാണ്.
  • Lease Rate (വാടക നിരക്ക്) [₹]: വാടകയ്ക്ക് നൽകുന്ന ഉപകരണങ്ങൾക്ക് മാത്രമുള്ള നിരക്ക്. മണിക്കൂർ, ദിവസം, ആഴ്ച, മാസം എന്നീ അടിസ്ഥാനത്തിൽ വാടക നിശ്ചയിക്കാം.

ഹോൾസെയിൽ വിൽപ്പന (Stock ▾ → Resell):
മൊത്തവ്യാപാരികൾക്ക് വലിയ അളവിൽ വിൽക്കുമ്പോൾ അവരുടെ GSTIN നൽകി ഇൻവോയ്സ് നൽകാം. കേരളത്തിന് പുറത്താണെങ്കിൽ തനിയെ IGST കണക്കാക്കും.

💵 6. Cash Book vs Day Book / കണക്കു പുസ്തകങ്ങൾ

Books ➔ Cash / Day
🇬🇧 English

Cash Book (Books ▾ → Cash): Tracks physical drawer currency only. Calculates Opening Balance + Cash In (Sales, Repayments, Manual Receipts) − Cash Out (Farmer Buys, Restocks, Expenses) = Real-time Drawer Closing Balance. Use ➕ Manual Entry (at the top) to log tea/snacks, electricity bills, or personal withdrawals.

Day Book (Books ▾ → Day): A master chronological ledger combining all payment modes (Cash, UPI / GPay, Bank Transfer).

🇮🇳 മലയാളം

ക്യാഷ് ബുക്ക് (Cash Book): കടയിലെ പെട്ടിയിലുള്ള യഥാർത്ഥ പണത്തിന്റെ വരവ്-ചെലവ് കണക്ക് മാത്രം കാണിക്കുന്നു. ചായച്ചെലവ്, കറന്റ് ബിൽ തുടങ്ങിയവ കുറിക്കാൻ മുകളിലെ ➕ Manual Entry ഉപയോഗിക്കുക.

ഡേ ബുക്ക് (Day Book): കടയിലെ പണം, ഗൂഗിൾ പേ (UPI), ബാങ്ക് വഴിയുള്ള എല്ലാ ഇടപാടുകളുടെയും പൂർണ്ണരൂപം തീയതി തിരിച്ച് കാണാം.

👥 7. People Directory & Advance Loans / കസ്റ്റമർ & അഡ്വാൻസ് കണക്കുകൾ

People ➔ Directory
🇬🇧 English

Open People ▾ → Customers or Suppliers to view complete ledgers, transaction history, and 💰 Outstanding Advance balances.

  • 💵 Give Advance: Issue temporary advance cash to farmers before crop delivery.
  • 💰 Record Repayment: Record direct cash repayments made by farmers.
  • ⚖️ Purchase Adjustment: Automatically deducted during farmer purchase transactions.
🇮🇳 മലയാളം

People ▾ → Customers അല്ലെങ്കിൽ Suppliers തുറന്ന് കർഷകരുടെ മുൻകാല ഇടപാടുകളും നൽകിയ അഡ്വാൻസ് തുകയും കാണാം.

  • Give Advance: കർഷകന് പുതിയ അഡ്വാൻസ് നൽകാൻ ഉപയോഗിക്കുക.
  • Record Repayment: കർഷകൻ പണം നേരിട്ട് തിരിച്ചടച്ചാൽ രേഖപ്പെടുത്തുക.
  • Purchase Adjustment: സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുമ്പോൾ ഈ അഡ്വാൻസ് തുക തനിയെ കുറയ്ക്കാവുന്നതാണ്.

📊 8. GST Reports & Compliance / ജിഎസ്ടി റിപ്പോർട്ടുകൾ

Books ➔ Reports
🇬🇧 English

Generate and export audit-ready CSV sheets for your tax consultant from Books ▾ → Reports:

  1. 🧾 Sales Outward (GSTR-1): Retail counter sales and wholesale invoices with CGST/SGST/IGST breakdown.
  2. 🌾 Farmer RCM Purchases (GSTR-3B): Reverse charge agricultural produce liability list.
  3. 🏭 Supplier Inward (GSTR-2B): Input Tax Credit (ITC) eligible restock purchases.
  4. 💰 Cash & UPI Position: Daily multi-channel closing balances.
🇮🇳 മലയാളം

Books ▾ → Reports വഴി ജി.എസ്.ടി ഫയലിംഗിനാവശ്യമായ കണക്കുകൾ ഒരു ക്ലിക്കിൽ CSV ഫയലായി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് ടാക്സ് കൺസൾട്ടന്റിന് അയക്കാം.

  1. Sales GST: ഔട്ട്‌വേഡ് സപ്ലൈ (GSTR-1).
  2. Farmer RCM: കർഷകരിൽ നിന്ന് വാങ്ങിയതിന്റെ ആർ.സി.എം ലയബിലിറ്റി (GSTR-3B).
  3. Purchase ITC: ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് കണക്കുകൾ.

🔒 9. Data Safety & Daily Backup / വിവരങ്ങളുടെ സുരക്ഷയും ബാക്കപ്പും

Admin ➔ Backup
⚠️ Critical Device Storage Notice / പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക:
Agro Shop Manager is 100% offline-first. Your shop records live inside your browser's private storage (IndexedDB), NOT on external public cloud servers. If your phone/laptop is lost, formatted, or browser history is cleared, your data is lost unless backed up.
🇬🇧 English

Daily WhatsApp / Drive Backup:

  1. Open Admin ▾ → Backup.
  2. Click 📤 Send to WhatsApp / Drive.
  3. Select your own WhatsApp chat or Google Drive to safely transmit the .txt backup file.

Restoring Data on a New Device:

Open Agro Shop Manager on the new device, go to Admin ▾ → Backup, click Choose File under Restore Data, and upload your exported backup file.

🇮🇳 മലയാളം

ബാക്കപ്പ് ചെയ്യുന്ന വിധം:

  1. Admin ▾ → Backup തുറക്കുക.
  2. 📤 Send to WhatsApp / Drive ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സ്വന്തം വാട്ട്സ്ആപ്പിലേക്കോ ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവിലേക്കോ ഫയൽ അയച്ച് സൂക്ഷിക്കുക.

പുതിയ ഫോണിലേക്ക് മാറ്റാൻ:

പുതിയ ഫോണിൽ ആപ്പ് തുറന്ന് Backup പേജിൽ പോയി Restore Data from Backup വഴി ഫയൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക.

⚡ 10. Quick Reference Shortcut Table / പ്രധാന ലിങ്കുകൾ

Navigation Guide
Feature / പ്രവർത്തനം Menu Route / വഴി Purpose / ഉപയോഗം
🌾 Farmer Purchase Transactions ➔ Buy Rubber/crop buying with RCM & Advance deduction
🛒 Counter Sale Transactions ➔ Sell Farm inputs counter bill with Change Calculator
🔧 Equipment Lease Transactions ➔ Lease Tool & machine rental with security deposit
💵 Cash Book Books ➔ Cash Physical drawer cash reconciliation & petty expenses
📒 Day Book Books ➔ Day Complete multi-channel ledger (Cash, UPI, Bank)
📊 GST Reports Books ➔ Reports Outward Sales, Farmer RCM, and ITC CSV generation
📱 WhatsApp Backup Admin ➔ Backup Daily offline data export to WhatsApp / Drive